Ki csinál mit és mikorra? Azt mondtuk, hogy ebben benne van minden, amit a projektmenedzsmentről tudnod kell. Ez így is van. De mondtunk mást is!
Egyrészt azt, hogy a szervezeti politika rendkívül fontos. Hiába sikerül a projekt, ha valaki az összes hidat felégeti maga mögött. Vannak emberek, akik minden áron elérik a projekt célját. De mi lesz a következő projektnél? Mi lesz akkor, amikor sorra teszi tönkre a PM a kapcsolatait, mert nem egyeztet azokkal, akikkel kellene? Ha nem von be olyanokat, akikre szükség lenne?
Másrészt, már egészen pici projektmérettől lehetnek nehézségek a felelősségi körök kapcsán. Ki felel az adott munkáért? Ki dönthet? Kinek van joga felülírni egy döntést? Ne gondoljatok óriási projektekre. 5-6 fős projektcsapatokban (különösen akkor, ha időben hosszabb a projekt, különböző csapatok dolgoznak rajta, amelyekben esetleg cserélődnek is az emberek) nagyon könnyen kialakulhat olyan helyzet, hogy nem látjuk, ki milyen szerepben van ott.
Erre hozunk egy egyszerű, könnyen használható eszközt. Ez a RACI mátrix. Kiváló módja annak, hogy a kezdő projektmenedzsereket megtanítsuk, hogy egy kicsit tágabban gondolkozzanak a projektekről. Átgondolják azok hosszabb távú hatásait, a kapcsolatokat, hogy kik dolgoznak majd rajta, és kinek miről kell tudnia.
A jegyzet végén látsz egy példamátrixot.
A betűszó: RACI.
- Responsible: felelős. Aki elvégzi a feladatot.
- Accountable: elszámoltatható. Aki a végső döntést hozza a feladattal kapcsolatban. Nála a végső felelősség. (Talán látod, hogy ez szinte minden esetben a PM lesz.)
- Consult: akit a feladat elvégzése előtt/közben bevonunk a kommunikációba.
- Inform: akinek szólunk, ha elkészült, ha késik a feladat, akinek státuszt küldünk (mondjuk egy leszállítandó elkészültéről).
Egy ilyen egyszerű mátrix felrajzolásával azonnal látható lesz, kik vannak a projektben, és kinek mit kell csinálnia, miről kell tudnia, melyik döntésbe kell bevonni és milyen szinten (azaz véleményt kérni vagy ő hoz döntést).
R – Responsible (felelős)
Ők végzik a feladatokat. Ha nincs külön A betű megjelölve, akkor ők az elszámoltathatók is az adott feladat kapcsán. Övék a feladat, náluk a labda, nekik kell tartani a határidőt. Ez lehet, hogy nem egy ember, hanem egy funkció vagy egy teljes csapat (nagyobb felelősségi köröknél).
A – Accountable (elszámoltatható)
Általában egy konkrét személy. Ő felel végül azért, hogy elkészült-e a feladat, illetve annak minőségéért. Tehát:
- ő hoz döntést arról, hogy mi számít „késznek”,
- ő dönt, ha kérdéses pont vagy változás van,
- ő delegálta a feladatokat az R betűs projekttagoknak,
- és definíció szerint informálnod is kell, amikor valami elkészül (lásd: feladatok vs. leszállítandók).
A legtöbb esetben, helyen ez a PM lesz.
C – Consult (egyeztetés)
Velük egyeztetsz még a feladat elvégzése előtt a részletekről. Adhatnak javaslatot a döntésekhez. Véleményezhetik
I – Inform (informálni)
Elég utólag tudniuk arról, ami történt, de jelezni kell. Passzívan kell őket bevonni. Okos dolog velük kommunikálni.
Egyértelmű különbségek vannak ezek között.
RACI mátrix példa
Hogy néz ki mindez egy egyszerű weboldal fejlesztésénél? Tegyük fel, hogy van egy PM-ed, aki eléri a projekt célját, de utólag panaszkodnak rá: nem szólt, nem beszélt a megfelelő emberekkel, fontos szereplőknek utólag kellett megtudnia, hogy mi lett a döntés, és bár a projekt sikerült, de a bizalom sérült.
Hogyan kerüld el ezt a következő webfejlesztési projektnél? Rakd össze a következő mátrixot:
| Feladat | Fejlesztőcsapat | PM | Projektszponzor (ügyfél) | Jogi osztály | Kreatív csapat |
| Funkcióigények összegyűjtése | C | R | C | ||
| Részletes tech spec megírása | R | A | I | I | |
| Szövegek megírása | I | A | I | C | R |
| Jogi megfelelés vizsgálata | I | I | A | R | I |
