Hallgasd meg a teljes epizódot

A podcast vázlata

Ha menedzser, projektmenedzser vagy, akkor adtál már ki feladatot. És ha adtál már ki feladatot, ismerős az érzés, amikor megkeresed a beosztottad, a projekttagot és rákérdezel nála: „Na, hogy állunk?” Vannak projektmenedzserek, akik azt mondják, hogy a munkájuk túlnyomó része abból áll, hogy ezt a kérdést ismételgetik – többnyire a határidő letelte után.

Még ha a legjobb emberednek is adod ki a feladatot, felmerülnek benned kérdések: Hogyan csinálta meg? Végzett vele? Jól csinálta meg? Szólni fog, ha valami gond van? Proaktívan fog kommunikálni?

Az eszköz, amit most megosztunk, megint nem egy „stratégiai” eszköz. Nem tesz „karizmatikus vezetővé”. Helyette több száz órát spórol neked évente, a karriered során. Vágjunk is bele!

Alapvetés: a feladatnak mindig része a feladat elvégzéséről szóló kommunikáció

Ha Szibériában elsütünk egy ágyút, de senki nem hallotta, akkor adott ki hangot az ágyú? Nem. Ugyanígy, ha egy csapatban, cégben dolgozol, elvégzel egy feladatot, az el van végezve? Igen, technikailag mondhatod, hogy el van végezve. Ott van. Megcsináltam. Az volt a feladatom, hogy megírjak egy új hirdetést. Megírjak egy adag kódot, elkészítsek egy új dizájntervet. Felhívjak egy ügyfelet.

Meg is csináltam, ott van. Talán még fel is töltöttem egy közös mappába. Módosítottam a státuszt a projektmenedzsment-szoftverben.

Régen, a manuális feladatoknál ez egyértelmű volt. Nem tudta nem továbbadni a segéd a félig elkészült cipőt a mesternek, miután végzett a saját feladatával. Ma ez nem így van.

Amikor csatlakozunk egy szervezethez, azért tesszük, mert a szervezet céljait tudjuk támogatni a munkánkkal. A munkánknak tehát csak szervezeti kontextusban van értéke, alig van olyan feladat, amelynek önmagában lenne értéke. Az általunk létrehozott információkkal, termékekkel, döntésekkel valaki, valamikor kezdeni fog valamit. A tény, hogy valamit megcsináltam, befolyásolni fogja a döntéseit holnap. Az elkészített szöveget valaki használni akarja.

Különösen igaz ez projektekben. Tehát valójában minden feladatnak része a feladat elvégzéséről szóló kommunikáció is.

Nem véletlenül léteznek felhő alapú projektmenedzsment szoftverek. Cégek pénzt keresnek azzal, hogy kielégítik ezt az igényt.

A te időd többet ér

Mielőtt megfogalmazzuk a konkrét tanácsot, beszéljünk egy kicsit arról: kinek a feladata ezt az információt átadni? A beosztottnak kell átadni, vagy a menedzsernek megszerezni? Kinek kell dolgoznia azzal, hogy a menedzser tudja, hol tart a projekt, hol tart az adott feladat?

A válasz: a beosztott és/vagy projekttag feladata.

Azért nem te jársz utána, mert a te időd többet ér. Ennyire egyszerű. Egyrészt azért, mert sokkal egyszerűbb neki készre jelenteni egy feladatot, amikor elkészül, mint neked, amikor utánajár.

De még ha ugyanannyi idő is lenne, akkor is a beosztottnak kell csinálnia, mert a te időd többet ér. Ha te és ő is meg tudtok csinálni egy feladatot (jelen esetben a feladat készre jelentését), akkor úgy jársz jobban, ha neki delegálod. Vagy mondhatnánk úgy is: veszteséget termel, ha te csinálod a feladatot, és nem ő.

Ne feladatot adj ki, hanem leszállítandót

Hogyan érd el, hogy minden esetben kapj státuszt a feladatokról? Igen, elmondhatod nekik minden esetben: „és szólj, ha megvan”. Csinálhatsz mindenféle rendszereket, dashboardokat, ezek bizonyos szinten működnek is. Van azonban egy ennél egyszerűbb módszer is, ami a projektmenedzsment-szoftverek mellett is jól működik.

Minden egyes feladatból leszállítandót csinálsz.

Például: a feladat nem az lesz, hogy „hívd fel az ügyfelet ma délután 5-ig”, hanem „küldj 2 mondatot arról délután 5-ig, hogy mit mondott az ügyfél”. Nem „ellenőrizd a következő havi költségvetést és találj 1 millió forintnyi tételt, amit megtakaríthatnánk”, hanem „küldj e-mailben javaslatot szerda délig azokra a tételekre, amelyeket meg tudnánk takarítani”. Nem „javítsd meg a légkondit a 3. emeleten”, hanem „küldj egy SMS-t péntek reggel 9-ig, hogy megjavítottad a légkondit a 3. emeleten”.

Ha így adsz ki feladatot, akkor azt lehetetlen úgy elvégezni, hogy ne kommunikáljon róla. A feladat maga tartalmazza a kommunikációt is.

„Dehát AZT már megcsináltam!” – Ez a felkiáltás nem lesz érvényes. Az „azt” ugyanis tartalmazza, hogy szól róla neked / azoknak, akiket érint. Apró változás, de csodákat művel.

Jelentsd be előre a csapatodnak a változást. Mondd el nekik a heti értekezleten: mától máshogyan fogsz feladatokat kiadni. Már megszokták, hogy mindig konkrét feladatokat igyekszel adni, amihez határidőket rendelsz. Mostantól azonban, azért, hogy hatékonyan tudjatok együtt dolgozni, a feladatról szóló kommunikáció is a feladat része lesz. Eddig egy csomó időd ment el azzal, hogy utánajártál, hogy állnak a feladatok. Ha egy feladat elkészült, a millió között könnyen elveszett, lehet, hogy csak egy hét múlva vetted észre. Mondd el nekik, hogy ez apró változás, de számodra annál fontosabb.

És még ha nincs is kimondva egy feladatnál, vegyék úgy, hogy minden feladat akkor van kész, ha te, vagy az a személy, aki kiadja a feladatot, akinek foglalkoznia kell vele, értesítést kap róla. Minden esetben.

Vagy úgy, hogy téged is rátesz a levélre. Vagy úgy, hogy kapsz róla egy kétsoros memót. Vagy úgy, hogy a naptárban le van foglalva egy időpont, amikor 10 percben elmondja, hol áll. A feladatról szóló jelentés mindig a feladat része.

3 ajánlás projektekre

1. A projektedben is csak leszállítandók vannak, amelyek listáját a projekttag készíti el.

Ha projektmenedzser vagy, a feladatok listáját ne te készítsd el. És figyelj arra, hogy a beosztottad listájában csak leszállítandók legyenek. Az első vázlat valószínűleg nem lesz jó, de nem baj: adj javaslatokat, majd egy határidőt a javításra. Úgy taníthatod és fejlesztheted őket, ha rájuk bízod ezt a feladatot.

2. A leszállítandó mindig egyes számban van.

A többes számú leszállítandó mindig több leszállítandót jelent. Ez önbecsapás: egyszerre egy dologgal lehet végezni, és ha 5 dologról kell jelenteni, akkor – az ésszerűség határain belül – az 5 leszállítandót jelent. Ha egy 5 darabból álló feladatcsomag még nincs kész, akkor nem mindegy, hogy nullánál vagy 4-nél járunk. 

3. Ne legyen 1 hétnél hosszabb határidejű leszállítandó (ideálisan 1-2 nap).

Amikor hosszú leszállítandókkal találkozunk, mi történik? Keresünk valamit, ami rövidebb, könnyebb. Emlékeztek: nincsenek 1 hetes feladatok. Nincs olyan, hogy 1 hétig dolgozunk valamin. Muszáj feldarabolnunk, hogy el tudjuk végezni. Ebben az esetben a státuszjelentéseket is fel kell darabolnunk.

Nem, ez nem mikromenedzsment

Nem mondtuk meg nekik, hogy csinálják a feladatokat. Nem mondtuk el, mit csináljanak (emlékezz: ő állítja össze a feladatlistát, mégha véleményezzük is). Annyit mondtunk, a feladatról és annak elvégzéséről tudnia kell a szervezetnek.

Mark Horstman definíciója a mikromenedzsmentre, Az eredményes menedzser c. könyvből: „A mikromenedzsment egy tolakodó jellegű kapcsolat rendszeres és rutinszerű alkalmazása, ahol egy menedzser kiad egy feladatot, elmagyarázza, hogy mi a teendő, hogyan kell azt elvégezni, ragaszkodik az eljárás teljes körű betartásához, majd valós időben megfigyeli a munkát, menet közben korrigálja, ha pedig nem tartják be az előírásokat, átveszi a munkát, és saját maga fejezi be.”

Ez tehát nem mikromenedzsment, hanem menedzsment, és abból is a jobbik fajta.

Oszd meg másokkal is

Share on facebook
Megosztom
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Elküldöm e-mailben

Iratkozz fel az új részekre

További epizódok

Podcast

Így kezeld a naptáradat – 1. rész

Hogyan használd úgy a naptáradat, hogy elérd a legfontosabb céljaidat? Mi egyáltalán a naptárad célja? Mire figyelj, amikor a naptáradat használod? Időmenedzsment, prioritásmenedzsment: hogyan segíti

Tovább »
Podcast

A vezetői szándék

A beosztottaid, a projekttagok folyamatosan hozzád jönnek kérdésekkel? Esetleg csak az inputod után hajlandóak dönteni? Rosszabb esetben csak a te döntésed után mennek tovább? Nem

Tovább »