Így indítsd a projektedet: a SPOT kickoff meeting

Iratkozz fel az új részekre

 

A podcast vázlata

Ebben a sorozatban a projektmenedzsment alapjairól beszélünk. Arról, hogy hogyan vigyél sikerre projekteket menedzserként. Ez nem egy PMI (Project Management Institute) szintű képzés lesz – a menedzserek 99%-nak azonban nincs is szüksége erre. A ma elérhető projektmenedzsment tanácsok jó része messze túllő azon a szinten, amire egy átlagos menedzsernek szüksége van.

Mert mi a projekt? David Allen definíciója szerint projekt az, amihez egynél több feladatot kell elvégeznünk. Ezen definíció szerint a legtöbb dolog, amit végzünk, projekt lehetne. Itt egy kicsit szűkebben értelmezzük a projekteket: feladatok sorozata, amelyet rajtad kívül legalább 1 másik személy is végez, és tovább tart 1 napnál. Ennyi.

Látod, hogy mennyi minden beletartozik a projekt definíciójába. Egy esemény megszervezése, ha ketten csináljátok projekt, legyen bármilyen egyszerű. Egy Facebook-kampány projekt.

Volt már egy adásunk, amit ajánlunk figyelmedbe: „szinte minden, amit a projektmenedzsmentről tudnod kell 30 percben”. Ebben az adásban elmondjuk, hogy minden projekt lényegében feladatok sorozata, amit bizonyos határidőre, bizonyos emberek végeznek el. A legkisebbtől a legnagyobb projektig ez igaz. A projektmenedzsment lényege pedig összefoglalható annyival: KI CSINÁL MIT ÉS MIKORRA. Ha ez rendben van a projektedben, lényegében minden más is rendben lesz.

Erre adtunk konkrét javaslatokat. Most ebben megyünk tovább. Hogyan érd el, hogy a fenti teljesüljön? Azaz a megfelelő emberek a megfelelő feladatokat határidőre elvégezzék? Ebben a sorozatban ehhez adunk eszközöket.

Az első eszköz: a kickoff meeting a projektjeid elején

Rád bíztak egy projektet. Lehet, hogy nem neveztek ki projektmenedzserré. Lehet, hogy nem kaptál csapatot. Lehet, hogy egyszerűen csak kaptál egy olyan célt, üzleti eredményt, amelyhez egy projektet kell levezetned. Lehet, hogy tényleg projektmenedzser vagy.

Hogyan érd el, hogy mindenki egy hullámhosszon legyen? Úgy, hogy mindenkit egy hullámhosszra hozol!

És igen: ennek legjobb módja egy meeting, amit kickoff meetingnek fogunk nevezni. Igen, még egy meeting. És hidd el, hogy megéri.

Kedves D és C stílusú hallgatónk: igen, elméletileg logikusan hangzik, hogy mindezt egy e-mailben lehetne, kellene küldeni. „Ha leírom egy helyen, objektíven, részletesen kifejtve, az nem gyorsabb? Nem hatékonyabb? Írok egy gigantikus levelet, amelyben minden információ szerepel, objektíven, félreérthetetlenül. Nem kell még egyszer találkoznunk. Ráadásul a határidő is szorít: nem tölthetjük az időnket meetingekkel!”

A gondolat logikus, de nem működik. A kommunikáció nem az, hogy „te beszélsz”. A kommunikáció az, ami ebből átmegy. És bizony, lesznek félreértések. Lesznek, amit szóban félreértenek – és mivel nem tudnak a levélre ott helyben visszakérdezni, nem kérdeznek rá. Kevesebb kérdést kapsz, nem mindenki ugyanolyan figyelemmel olvassa végig.

Ha kevés is az idő, az elején megéri lelassítani, hogy az alapok rendben legyenek. Az emberekkel a lassabb tempó gyakran gyorsabb, mint a gyors. 

Az első dolog tehát, amit teszel: összehívsz egy kickoff meetinget. Ez a megbeszélés ne legyen hosszabb 1 óránál. Kisebb projekteknél elég a 45 perc, esetenként talán 30 is. Kivételes esetekben lehet 90 perc. Alapnak most 1 órát fogunk tekinteni.

Ezen a meetingen mindenki részt vesz, akinek szerepe van a projektben.

Erre a megbeszélésre nem kell meghívnod a projektszponzort. Nem kell meghívnod a főnöködet, aki kiadta neked a projektet. Eljöhet, ha akar, de nem akarod erőltetni a dolgot.

A meetinget ugyanúgy tartsd meg, mint minden más megbeszélést (erről a korábbi podcastokban hallhatsz).

A napirendi pontok viszont előre adottak: használd a SPOT megközelítést.

S – Scope (hatókör, terjedelem, vagy szkóp)

P – Plan (terv)

O – Operations (működés)

T – Tasks (feladatok)

Tehát a napirenden üdvözlet, bemutatkozás (ha nem ismerik egymást a tagok), a scope, plan, operations és tasks napirendi pontok szerepelnek, a végén pedig egy parkoló.

Nagyon fontos, hogy ezekre a pontokra előre kell készülnöd, tehát legyen időd a meeting kiírása és a megbeszélés között a felkészülésre! Ezt a meetinget te vezeted. És nagyon interaktív. Azt akarod, hogy kérdezzenek. Ők fognak dolgozni rajta: ha kérdeznek, az azt jelenti, hogy figyelnek. Ezért hívtad össze a megbeszélést.

Scope (hatókör)

Az első napirendi pont: scope, azaz hatókör, terjedelem. Ez az összkép, a big picture. Mi ez az egész projekt?

  • Miért van szükség erre a projektre?
  • Ki rendelte meg és milyen céllal?
  • Milyen kimenetet várnak tőlünk?
  • Mikorra kell elkészülnünk?
  • Milyen költségvetéssel?
  • Milyen erőforrásokat kell használnunk benne, mi lesz a hatása, jelentősége?
  • Mi a vezetői szándék? (Erről hallhattál már a korábbi podcastban.)

Mindez kontextusba helyezi a projektet: képesek lesznek a tagok gyorsabb és hatékonyabb döntéseket hozni részletkérdésekben. Nem hozzád fognak rohanni minden kérdéssel.

Plan (terv)

Itt mutatod be a vázlatot: milyen úton jutunk el ide? A legtöbb kérdést itt fogod kapni. A Scope részben még nem lesz világos sok részlet, itt már bemutatod:

  • Azaz mik a fő leszállítandók?
  • Mik a fő mérföldkövek?
  • Körülbelül mikorra kell ezeknek elkészülnie?
  • Kivel kell közben együtt dolgoznunk?

NEM kell egy részletekre kiterjedő, minden feladatot tartalmazó listát bemutatnod! Sőt, a legtöbbször ez nem is célravezető. Teljesen felesleges, mert úgyis változni fog. Ha készítesz is részletesebb listát, tartsd meg magadnak. Egyrészt azért, mert az a – jogos – érzet alakulhat ki az embereidben, hogy mikromenedzseled őket. Ha előre megmutatod, milyen sorrendben logikus a legkisebb feladatokat is elvégezni, mikorra, az már súrolja ezt a szintet (és tudod, hogy nem bánunk könnyen ezekkel a kifejezésekkel).

Másrészt, ebben a lépésben hasznosabb, ha az összképpel foglalkozol: a nagyobb egységek hogyan jönnek egymás után?

Operations (működés)

Hogyan fogunk együtt dolgozni? Ezt sokan elfelejtik, természetesnek veszik. Hol és hogyan fogunk kommunikálni? Mit várunk egymástól ezen a téren? Milyen rendszeres megbeszéléseink lesznek és mikor? Hol kezeljük a feladatokat? Hogy működik a riporting?

Tasks (feladatok)

Valószínűleg látod magad előtt az első feladatokat. Minden projekt sikerének kulcsa az erős kezdés: rövidebb és gyorsabban elvégezhető feladatokat keress. Tudjátok, hogy nincs 1 hétnél hosszabb határidejű feladat, az elején pedig még fontosabb, hogy azonnal elérjünk eredményeket. Gyors, akár 1-2 napos, vagy akár néhány órás feladatokat is tűzzünk ki.

Ha az elején elcsúszik a projekt, minimális az esélye, hogy határidőre befejezitek.

Ökölszabály: a projekt első két hetét lássátok előre.

  • Milyen feladatokat kell elvégezni?
  • És ki fogja elvégezni?
  • Milyen minőségben, mi a sztenderd? (megintcsak: ha azt gondolod, hogy ez magától értetődő, tévedsz)
  • Milyen határidőre?

Nem kell két hétnél tovább látnod. De garantálnod kell, hogy az első két hétben határidőre elkészülnek a feladatok.

Igen, mindez időt vesz igénybe. De ha megnézed, hogy mennyi időt veszítesz egy projekt során a félreértésekből, a kommunikáció hiányából, a nem tiszta igényekből, szerintünk megéri egy több hetes vagy több hónapos projekt elején néhány órát rászánni arra, hogy egy hullámhosszra kerüljünk. Erre való a kickoff meeting, és a négy lépés: SPOT, azaz Scope, Plan, Operations és Tasks.

Oszd meg másokkal is

Share on facebook
Megosztom
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Elküldöm e-mailben

Ezeket hallgattad már?

0