Hogyan tarts eredményes meetinget? – 2. rész

Iratkozz fel az új részekre

 

A podcast vázlata

Itt éred el az első részt.

Hogy érzed magad a meetingeken, értekezleteken, megbeszéléseken, amiken részt veszel? Úgy gondolod, hogy hatékonyan használják az idődet?  És szerinted a te megbeszéléseidről mit gondolnak mások? Mivel annyira kevés a jó meeting, így többnyire olyan példát láttál, ahol ezt rosszul csinálják.

Ebben a sorozatban végignézzük a Manager Tools meeting tízparancsolatát, amit mi is használunk. Nem csupán JOBBAK lesznek a megbeszéléseid, hanem KEVESEBB is elég lesz belőle, ráadásul rövidebb időt vesznek ki az életedből. Mindezt azért, mert a megbeszélések fontosak. A hatékonyan, pontosan, céllal megszervezett, és jól levezetett megbeszélések óriási segítséget jelentenek számodra. Nem válhatsz úgy eredményes felsővezetővé egyetlen szervezetben sem, hogy nem tudsz normális megbeszéléseket tartani. 

3. Legyenek alapszabályaid

Honnan fogják tudni a résztvevők, hogy tartjátok magatokat a szabályokhoz, ha nincsenek szabályaid? Mire fogsz hivatkozni?

Rendben, igen, „természetes” hogy időben kezdünk egy megbeszélést. De vajon kimondtad azt egyszer is, hogy alapszabály, hogy időben kezdtek? Vagy hogy időben végeztek? Ahhoz képest, hogy mennyit panaszkodunk különböző szabályok megsértéséről (egyébként jogosan), nagyon ritkán fektetjük le azokat. Ritkán mondjuk ki, hogy „rendben, ezen szabályok szerint működünk”.

A megbeszélés alapszabályai lehetnek egyrészt azok, amiket itt felsorolunk:

  • időben kezdünk,
  • időben végzünk,
  • ragaszkodunk a napirendhez,
  • a napirenden kívüli pontokra parkolót használunk.

Lehet alapszabály, hogy nem vágunk egymás szavába. Lehet alapszabály, offline meetingeknél, hogy nincsenek laptopok, nincsenek okostelefonok. Ez egy külön témát is megér majd: millió kutatás van arra, hogy a meetingeken rontja az eredményességet a laptophasználat.

Ez az, amit ha offline vagytok, felírjátok a táblára a tárgyalóban, ha online, akkor a meghívó alján felsorolod. Ez az, amire hivatkozni fogunk, amikor valamiben eltérünk. „Zsolti, emlékszel, nem vágunk mások szavába.”

(Ha szerinted ez diktatúra, akkor kérlek, ne dolgozz semmilyen szervezetben.)

4. Ragaszkodj a napirendhez

Nem ér sokat a napirend, ha nem ragaszkodunk hozzá. Mit jelent ez? Azt, hogy amikor elérünk a következő ponthoz, akkor lezárjuk az előzőt és továbblépünk.

Nem a napirendhez ragaszkodni nehéz, hanem konfrontálódni. Amikor valaki nagyon beszél, nagyon benne van, nagyon fontos számára egy téma és lezárni.

Ha 9:30 van és 9:30-kor kezdődött volna a következő pont, akkor:

  • ha van rá esély, hogy 1 perc alatt lekerekítsük és döntést hozzunk, akkor azt mondod: „Rendben, lejárt az időnk, tovább kell lépnünk, 1 percünk van még.”
  • ha erre nincs esély, akkor azt mondod: „Rendben, ennek nem jutottunk a végére. XY módon folytatjuk.” (valaki más döntést hoz az elhangzottak alapján, te hozol döntést, vagy egy következő meetingen beszéltek még róla, vagy a parkolóban)

Ha valaki más beszél, akkor azt mondod 1 perccel a pont vége előtt:

  • Laci, lassan kerekítsd le, már csak 1 perced maradt.
  • Laci, lejárt az idő, le tudod kerekíteni 1 mondatban?
  • Oké, sajnálom, fontos téma, és a következő is fontos. Egy mondatban mondd el, hogyan lépünk tovább.

Ha valaki rendszeresen úgy beszél, úgy készül, mintha nem létezne idő, akkor adjunk neki negatív visszajelzést. Ugyanígy, adjunk pozitív visszajelzést, ha valaki tartja az időkereteket!

Még egy dolog: idő előtt is be lehet fejezni egy napirendi pontot! Nem kell kitölteni az időt. Mekkora sztár leszel, ha a megbeszéléseid rendszeresen korábban érnek véget?

Jól fogjuk csinálni? Nem! Sokat fogunk tévedni. Rosszul fogjuk felmérni az időkereteket: lesznek témák, aminél olyan problémákat fogunk felfedezni, hogy azt kell, hogy mondjuk: „srácok, itt most álljunk meg és foglalkozzunk ezzel mélyebben, mert messze tovább mutat ez a kérdés, mint eredetileg gondoltuk”. Előfordulhat. Időnként egy témát túlbecsülünk, másikat alábecsülünk, ezt folyamatosan tanuljuk.

Azonban még így is jobb, mintha struktúra nélkül vágnánk bele a folyamatba.

5. Használj parkolót

Mi a parkoló? A napirend végén egy olyan pont, amelyben a napirenden kívüli kérdésekről, témákról beszélhetünk, esetleg azokról a témákról, amelyeknek nem értünk a végére a megbeszélés során.

Egy 1 órás megbeszélésben ez kb. 5 percet jelent.

Miért jó a parkoló? Könnyebben tudjuk tartani a napirendet a segítségével. Ha felmerül egy kapcsolódó kérdés, akkor könnyebb nemet mondani rá, tudva, hogy a parkolóba küldtük a témát. Ha 15 percet kellene beszélni róla? Akkor sincs ennyi idő, csak 5. Nézzük meg, mit lehet kihozni 5 percből. Lehet hogy csak eldöntjük, mi legyen vele a következő meeting előtt, ki foglalkozik vele. 

6. Rögzítsd a felelősöket!

A megbeszéléseken azért jövünk össze, hogy tájékoztassunk, döntést hozzunk, feladatokat adjunk és kapjunk. Semmi értelme a megbeszélésnek, ha a döntés után nincs valaki, aki elkezdi a végrehajtást, vagy ha azt mondjuk: „igen, ezeket jó lenne csinálni”, de nincs meg, hogy ki csinálja és mikorra.

Minden egyes napirendi pontot zárj le úgy (és ez legyen szokásod), hogy megkérdezed: „Oké, tehát ki csinál, mit és mikorra?” Nincs többes szám. Nincs „gondolkozunk rajta”. Nincs „oké, akkor ezt kezdjük el”. Az van, hogy Réka beadja a jelentkezést június 13-ra. Olyan van, hogy a következő megbeszélésre Robi elkészíti a prezentációt.

Ki csinál mit és mikorra.

7. Végezz időben

Ez talán még fontosabb, mint a „kezdj időben”. Ha időben kezdesz és tartod a napirendet, definíció szerint időben fogsz végezni.

A megbeszélések, amelyek 15-20-30 perccel tovább tartanak, mint a megbeszélt, igazi bohózattá válnak. Akinek van egy kis esze, hamarabb eljön. Ha nem tud, akkor pedig ottragad, de 10 perc után már csak egy dolog jár a fejében: „mikor ér véget?”

Ha később is kezded, fejezd be időben. Ha néha csúszol 5 percet, az megbocsátható, ez az a határ, amit még gyakran tolerálnak. De jobb, ha időben, vagy akár hamarabb befejezed.

Ha te vezeted a meetinget, mondd ki, hogy vége, állj fel és menj ki. Lépj ki. Nagyon sok helyzetben kellemetlenül érzik magukat a többiek, amikor látják, hogy elvileg vége, de ti még „beszélgettek” témákról. Ne: válaszd le, beszélj róla külön, a folyosón, vagy később megkeresve a beosztottaidat. Hiába van elvileg vége, ha nyomást éreznek magukon, hogy maradniuk kellene.

Egy kivétel, amit a Manager Tools kiemel, és ezt mi is megengedjük: ha látod, hogy csúszni fogtok, mert fontos 1-2 téma, de 10 perc alatt be tudjátok fejezni, akkor 10 perccel a megbeszélés előtt kérdezd meg a résztvevőket, „rendben van, ha 10 perccel tovább maradunk, hogy be tudjuk fejezni?” Ha egyöntetű igen a válasz, akkor rendben. De nem a meeting vége után 2 perccel kérdezed meg, hanem előre! Ne hozd a többieket kellemetlen helyzetbe.

8. Küldd el a jegyzeteket

A legtöbben, amikor meeting jegyzetekre gondolnak, jegyzőkönyv jut az eszükbe. Ezért nagyon sokan egyáltalán nem készítenek jegyzeteket, mások pedig több oldalas, minden részletre és megjegyzésre kiterjedő doksikat készítenek (amelyeket azután senki soha nem olvas el).

Fontos, hogy jegyzet alatt nem ezt értjük. A jegyzetnek nem kell szépnek lennie, sőt, írd kézzel, ha van rá mód. Mit kell tartalmaznia?

  • Milyen döntések születtek?
  • Milyen feladatok kerültek kiosztásra? Ki csinál mit és mikorra?

Mi másért néznénk vissza egy meeting jegyzetet, ha nem ezért? Nem kell leírni, hogy XY ezt mondta, Z nem értett egyet. Irreleváns. Ezek munkadokumentumok, nem az a célunk, hogy bizonyítsunk egy félmondat alapján valamit 4 hónap múlva a bíróságon, hanem hogy a következő heti munkához kiindulási alap legyen a csapat számára. Ehhez azt akarom megnézni, hogy mit kell megtennem, mikorra, és milyen döntés született különböző kérdésekben.

Ha volt brainstorming, befotózhatod a táblát is az ötletekkel.

Fotózd be és küldd el. Vagy másold ki és tedd be a levél szövegébe. Nem kell csatolmányba! Elárulunk valamit: az emberek jó része nem nyitja meg a csatolmányokat, de elolvassa, ha valami az e-mail törzsszövegében van.

9. Folyamatosan fejlődj

Most lelkes vagy. Most elkezdesz változtatni, működik, eredményesek a megbeszélések. Menet közben pedig visszacsúszol.

Negyedévente vegyél fel egy napirendi pontot a megbeszélésekbe: mit csináljunk máshogy? Mivel egészítsük ki az alapszabályainkat? Még mindig időben kezdünk? Időben végzünk? Tartjuk a napirendet? Küldünk egyáltalán?

Ez a legjobb dolog, amit tehetsz azért, hogy változzon a meetingek kultúrája a szervezetedben. Miután elkezded így csinálni, mindenki le akarja másolni. Téged fognak keresni, ha valakit coacholni kell ezen a téren.

Fontos, hogy dicsérd meg azokat, akik segítettek a meetingeket mederben tartani, akik hozzájárultak a megbeszélések sikeréhez. Vannak, akik mindig időben, felkészülten érkeznek, tartják az időket. Legtöbbször azokat vesszük észre, akik nem ilyenek. Ehelyett adjunk visszacsatolást azoknak, akik jól csinálják, akik támogatták a törekvéseinket.

10. Használj facilitátort

Most talán arra gondolsz: „Ennyi mindenre figyeljek a meeting vezetőjeként? És még részt is vegyek a meetingen? Hogyan?” És igazad van. Ez sok. Ha érdemben szeretnél részt venni a meetingen (azaz a tartalommal foglalkozni), akkor a legjobb, ha másnak delegálod a formai részt. Esetleg a csapatod különböző tagjainak.

A meeting facilitátora felel majd azért, hogy betartsátok az alapszabályokat, a napirendet. Nem te, a meeting vezetője. Az ő dolga az, hogy a keretek rendben menjenek. Nagyon sokszor ez ugyanaz a személy, de ha csak teheted, kezdd el delegálni ezt a feladatot.

Két készség van, ami nélkül nem lehet eredményes menedzserré válni (és ha az embereidet fejleszteni akarod, ezen a két téren delegálsz nekik, hogy mindegyikük alkalmas legyen rá):

  1. Projektmenedzsment.
  2. Eredményes meetingek levezetése.

Ha delegálod a facilitálást, és megtanítod nekik, hogyan kell, akkor felkészíted őket az előrelépésre. Az első teendőjük lehet, hogy meghallgatják ezt a podcastot. Ebben az esetben ők felelnek azért, hogy a megbeszélés rendben lezajlik. Emiatt nyilván kevésbé vesznek részt tartalmilag, de ez sok esetben elfogadható – főleg akkor, ha a te tartalmi részvételed fontosabb. (Ez sokszor így lesz menedzserként.)

Ha te facilitálsz, könnyen lehet, hogy felülírod a saját szabályaidat. Ki szólna rád? Megteheted. Így viszont elszámoltatható leszel és téged is le fog állítani. Ez a dolga, ezért felel.

Zárás

Ha ötöt megcsinálsz ezekből, messze jobb megbeszéléseket fogsz tartani, mint a többiek. Ha 7-8-at, akkor pár hónap alatt híred megy a szervezetedben. Kezdd el a legfontosabbakkal, majd fejlődj a többi téren.

Oszd meg másokkal is

Share on facebook
Megosztom
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Elküldöm e-mailben

Ezeket hallgattad már?

0