Jön a II. Onlife Üzleti Konferencia – nézd meg a programot

Hogyan tarts eredményes meetinget? – 1. rész

Hallgasd meg a teljes epizódot

A podcast vázlata

Hogy érzed magad a meetingeken, értekezleteken, megbeszéléseken, amiken részt veszel? Úgy gondolod, hogy hatékonyan használják az idődet? Elégedett vagy? Milyen volt a legutóbbi pár megbeszélés, amin részt vettél?

Miért utálják a megbeszéléseket?

  • „Mindenki állandóan telefonozik, e-mailezik, kikapcsolja a kameráját, nem figyel” (épp azért pocsék a megbeszélés, mert mindig mindenki mást csinál, nem figyel)
  • „Mindenki késik”
  • „Elhúzódik, hosszú ideig beszélgetünk” – „Nem végzünk, úgyhogy kiírnak még egy megbeszélést”
  • „Nincs semmi értelme, nem tudtam, hogy miért jöttem”
  • “Nem maradtunk semmiben, nem tudom, mi a feladatom”

És szerinted a te megbeszéléseidről mit gondolnak mások? Mivel annyira kevés a rossz meeting, így többnyire olyan példát láttál, ahol ezt rosszul csinálják.

Ebben a sorozatban végignézzük a Manager Tools meeting tízparancsolatát, amit mi is használunk. Nem csupán JOBBAK lesznek a megbeszéléseid, hanem KEVESEBB is elég lesz belőle, ráadásul rövidebb időt vesznek ki az életedből.

Mindezt azért, mert a megbeszélések fontosak. Ezt szögezzük le. A hatékonyan, pontosan, céllal megszervezett, és jól levezetett megbeszélések óriási segítséget jelentenek számodra. Nem válhatsz úgy eredményes felsővezetővé egyetlen szervezetben sem, hogy nem tudsz normális megbeszéléseket tartani. Nem lehetséges.

Egy átlagos menedzser mennyit tud megspórolni azzal hetente, ha eredményes megbeszéléseket tart? 10 órát. Több mint 1 munkanapot. Ez az állításunk: napi 2 órát meg tudsz takarítani így.

Nem lehetsz eredményes felsővezető, vállalkozó úgy, hogy heti 10 órát kidobsz az ablakon.

Ebben az adásban tehát megbeszélésekről lesz szó. Az ajánlásaink mindegyike igaz offline megbeszélésekre, egy része pedig nyilván nem alkalmazható online, a végén lesz egy fél adás, amiben erre is kitérünk.

1. Küldj napirendet, előre

Ha nincs napirend, ott nincs eredményes megbeszélés. PONT.

INTEL: Ha nem kaptál napirendet, és nem tudod, hogy mi lenne a célja az ottlétednek, akkor nem vagy köteles elmenni a megbeszélésre.

Sokak szerint a napirend: lista a 4 dologról, amiről beszélni fogunk. Ez nem napirend. Ez témalista. Nagyon messze van attól, amit napirendnek nevezünk.

A napirenden ott van a megbeszélés neve, helye, ideje (kezdés és vég – elképesztő, hogy emberek kiírnak úgy megbeszéléseket, hogy nem határozzák meg előre a végét; „találkozzunk 10-kor”). Az is, hogy ki vezeti a megbeszélést, ki hívta össze, és hogy kik vesznek részt rajta.

Hogy néz ki egy napirendi pont?

Ezt megintcsak sokan elrontják: időtartamokat írnak. Erről a témáról 5 percet beszélünk, a másikról 15 percet. Ez követhetetlen. Gondolj bele, fut a megbeszélésed, és azt ellenőrzöd a harmadik pontnál, hogy ha most összeadnád, hol kellene tartani?

Egy napirendi pontnál szerepel a kezdés időpontja (11:00), a napirendi pont témája („döntés a rendezvény helyszínéről) és a napirendi pont felelőse.

A napirendet küldd ki előre, legalább 24 órával. Két kivétel van ezalól:

  • A rendszeres heti megbeszélések, ahol a napirend alig változik. Mindig a marketingkampányok beszámolójával kezdesz, utána jön X téma, majd Y. Itt elküldheted 24 órán belül is, de ha olyan pont van, amire felkészülést vársz, azt külön jelezd a felelősnek. A drumbeat meetingek is ilyenek.
  • Azok a megbeszélések, ahol ketten találkoztok. A one on one megbeszélésre, vagy egy személyes találkozóra, ahol konkrétan egy döntés miatt jöttetek össze, nem kell napirendet küldened.

Minden másra igen. És minél fontosabb a megbeszélés, annál hamarabb.

Ó, igen, ez idő. „Jaj, már eddig is egy csomó időm ment el a megbeszélésekre, most szánjak rá még időt?” Igen, ha vissza akarod kapni az idődet. Érdekes ez: a One on One megbeszélések bevezetése megoldást jelent a túl kevés időre… időt szánsz rá és messze több időt kapsz vissza. A napirend írása ugyanez: időt akarsz visszakapni? Szánj időt arra, hogy strukturáld az idődet, a megbeszéléseidet.

2. Kezdj időben

Hatan jöttetek össze egy megbeszélésre, és 1 személy nem érkezett meg. 11 órakor kezdenétek, de ott malmoztok még 10 percig. A legjobb az, amikor egy 11 órakor kezdődő megbeszélést inkább átteszel 11:15-re, mert senki nem tud odaérni. Meglepődve tapasztalod, hogy később sem érnek oda, csak óra 30-ra.

Ott ül 5 ember egy megbeszélésen, pontosan, és nekik kell várni. Ez elfogadhatatlan.

  • Neked, a megbeszélés vezetőjeként hamarabb kell odaérned.
  • Ha nincs ott valaki, elkezded.
  • Ha nincs ott senki, akkor is elkezded. Pontosan. Megtörtént eset: valahol egy projektben 6 hónapja küzdöttek ezzel. Pont Mark Horstmanék adták azt a tanácsot, hogy kezdd el, akkor is ha nincs ott senki. 10 perc után pedig menj el, küldd el nekik a feladatokat. „Srácok, megtartottam a megbeszélést, itt vannak a feladatok. Itt vannak a döntések.”
  • Ha valaki késve érkezik, nem szólod meg, nem alázod meg. Azt feltételezed, hogy jó oka volt, hogy elkéssen. Mert van ilyen, előfordulhat, legalábbis a megbeszélések 99%-nál. Ha ez rendszerré válik, 3-4-5 alkalommal egymás után, adj neki negatív visszajelzést.

Mi van, ha a főnököd, vagy valaki fontos késik? Akkor is elkezded. Ha a 2. napirendi pont az övék, átugrod. Nem velük foglalkozol, majd később – ha lesz rá idő – visszatérsz rá.

Jövő héten folytatjuk!

Oszd meg másokkal is

Share on facebook
Megosztom
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Elküldöm e-mailben

Iratkozz fel az új részekre

További epizódok