A fókuszált munka nem más, mint viselkedések sorozata. Nem attitűd, nem képesség (bár vannak, akik korábban szokásukká tették, így a munkahelyen is könnyebb), és nem is „trükkök” sorozata. Ez a 9+1 konkrét viselkedésforma segítségével hatékony és fókuszált leszel a feladataidban.
0. Végezd el a MEGFELELŐ feladatokat, és csak utána foglalkozz a produktivitással.
Hányszor történt meg velünk a következő? Elindultál munkába és TUDTAD, hogy van 3 dolog, amit ma MINDENKÉPPEN el fogsz végezni? Majd eltelt a nap, jött egy megbeszélés reggel, és felborult a napod. Még mindig azt mondtad: „megcsinálom ebéd után, ez lesz az első dolgom”. Majd azt mondtad: ha majd kevesen lesznek 5 után az irodában, kicsit tovább maradok bent, és összerakom. Majd 5:30-kor úgy mentél haza, hogy ezer dologgal foglalkoztál, de NEM végezted el azt a 3 feladatot.
Túl nagy a hangsúly azon, hogy „hatékonyabbak” legyünk. Vannak produktivitás guruk, akik elmondanak 243 trükköt, hogy hogyan tudod az adott feladatokat 1,3%-kal gyorsabban elvégezni – de soha nem említik meg, hogy át kellene gondolnod: MIT kellene csinálnod.
Ha egy fokkal sem lennénk hatékonyabbak, de hirtelen a MEGFELELŐ dolgokat csinálnánk, vajon mennyivel nőne az eredményességünk, szinte azonnal?
Hogy honnan tudod, mik a megfelelő feladatok? Azok, amik az éves céljaidhoz kapcsolódnak, és leginkább hozzájárulnak. Azért tűzunk ki célokat, hogy irányítsák a viselkedésünket a hétköznapokban.
1. Tisztítsd meg az asztalodat (nincs ott mobil!)
A „kreatív káosz” nem érvényes. Aki nagyon kreatív munkát végez, gyakran két asztala van: az egyiken tényleg össze-vissza vannak a jegyzetek / ötletek / vázlatok, amikor azonban már a végrehajtással foglalkozik, egy olyan felületre van szüksége, ahol semmi nem veszi el a figyelmét.
2. Kapcsolj ki minden értesítést a mobilodon (igen, mindent)
És / vagy a mobilodat is. SEMMI okod arra, hogy a telefonod mondja meg neked, hogy mivel foglalkozol. Ki uralkodik kin, pontosan?
3. Egyszerre egy alkalmazás / egy lap a számítógépeden (csak az, amivel foglalkozol).
Amit pedig MINDENKÉPPEN zárj be: e-mail, chat. Minden, ami felugrik / értesítést ad stb.
4. Tanulj meg nemet mondani, amikor megzavarnak („most nem”)
Mondd el, hogy mikor végzel és mikor mész oda hozzá. NEM a másik hibája, hogy megzavar: a te hibád, hogy engeded, hogy megzavarjanak.
5. Nap elején a legfontosabb dolgok, csökkenő fontossági sorrendben.
Ha bármi közbejön, nem a fontos dolgokat engeded el. Márpedig közbe fog jönni.
6. Naptárban kezeld a prioritásaidat.
Blokkold az időt, és kezeld úgy, mint egy meetinget: a meetingen is megjelensz, ugyanígy, ha be van írva egy „találkozó” egy prioritási területtel, ott is. NEM azt mondjuk, hogy a feladatokat írd be és kezeld a
7. E-mail naponta 3X (naptárba ütemezve)
Az előző pont alpontja is lehetne, ha nem e-mailezne mindenki állandóan. ÉS könyörgöm, NE!!!! az olvasatlan e-mailek között tárold a feladataidat. „Az én feladatkezelő szoftverem az e-mail.”
A GMAIL TASKS óriási öngól, és ha használod, állj át másra (Google Keep).
8. Nagy időegységekben gondolkozz (minél magasabban vagy egy szervezetben, annál inkább): 60-90-120 percben
A felsővezetők legnagyobb nehézsége Peter Drucker szerint az, hogy feldarabolódik az idejük. Márpedig egy felsővezető számára egy 1 órás stratégiai feladatot NEM lehet 12×5 perc alatt elvégezni. A sok kicsi időegység pazarlás, ha nem manuális feladatokról van szó.
9. Vasárnap este nézd át a hetedet és írd le a prioritásaidat
A legtöbbször csak fél órát vesz igénybe, és – oké, tudjuk hogy hétvége – még a heti rohanás előtt vagy. Persze, semmi oka nincs annak, hogy miért ne lehetne ezt hétfő reggel csinálni. A tapasztalat azonban az, hogy a hét eleji lendületet a hét legfontosabb feladatával szeretnénk kezdeni, nem feladatlisták írogatásával.